Tipos de cartas comerciales

¿Qué son las cartas comerciales?

Se entiende como cartas comerciales a aquellas comunicaciones comerciales que realizan por escrito, en papel y que se las envía por correo en un sobre. En este se colocan los datos necesarios para que el cartero pueda guiarse y así el sobre finalmente llegue a destino.

(Las cartas se deben enviar en un sobre)

En toda carta existen dos individuos que intervienen. Por un lado el remitente, que es aquella persona que escribe la carta. Mientras que por otro lado se identifica el destinatario, que es aquel que la recibe, puesto que ha sido escrita para él.

Las cartas comerciales: sus tipos

Por supuesto que dependiendo el ámbito en el que la carta sea redactada, y teniendo en cuenta las personas involucradas en la misma, el tono, estilo y contenido de la carta puede variar.

Un área en el que se utilizan muchísimo las cartas, aunque últimamente en algunos casos se han reemplazado por el correo electrónico, es el comercial. Dentro de este, dependiendo de la función que tenga el comunicado, se pueden identificar distintas clases de cartas comerciales.

Algunas de ellas son las siguientes:

De presupuesto: dentro del ámbito comercial, esta es una carta muy común que surge como respuesta ante la consulta de un potencial cliente sobre un determinado servicio o producto. Ante esta, la entidad le responde detallándole las diferentes opciones entre las que puede elegir el cliente, y los precios de cada una de ellas.

Lo ideal, para captar la atención del interesado, es no limitarse a introducir el precio, sino poner algunas características que vuelvan más atractivo al servicio o producto, para intentar concretar la venta. También, se deben incluir las distintas formas de pago que se ofrecen. Si puede ser al contado, con tarjeta o si el pago puede efectuarse en cuotas. De ser así, siempre se debe aclarar el máximo de cuotas y si por las mismas se aplica algún recargo.

Además, si el servicio o producto ofrece algún tipo de garantía, es muy bueno aclararlo en esta carta, para generar mayor confianza y tranquilidad en el interesado. Lo ideal es que estas comunicaciones no sean largas y engorrosas, sino concisas, y si se tiene algún listado o folleto, es bueno agregarlo, ya que resultan más fáciles de leer y comparar precios.

De solicitud: estas cartas son las que escriben los clientes al comercio en cuestión, cuando quieren adquirir algún servicio o producto. Para evitar confusiones, y también para generar confianza en el vendedor, es necesario escribir la carta con mucha precisión y seriedad. En principio, no deben faltar los datos del comprador, que deben incluir necesariamente el lugar en el que quiere recibir la compra, fecha y hora.

También es muy importante que coloque algún teléfono o correo electrónico a través del cual puedan contactarse con él por si surge algún inconveniente. Con respecto al pedido, se debe precisar qué producto o productos se desean; en qué cantidad; modelo; entre otros detalles, para evitar confusiones. Sumado a ello, se debe especificar el modo en el que se desea hacer el pago de la compra.

De confirmación de envío: como su nombre deja entrever, se trata de aquellas cartas que se envían al cliente para avisarles que el producto solicitado ya ha sido despachado en la oficina de correo o de transporte que la llevará a destino. En esta siempre debe colocarse la fecha en la que el envío llegará y, si debe ser retirado en algún punto, especificar la dirección del mismo.

De confirmación de recepción: en este caso, la carta es redactada por el cliente, una vez que su pedido ha arribado a su domicilio o al punto al cual debía llegar. Puede ocurrir que el único fin de esta comunicación sea informar la recepción, aunque muchas veces en ella se incluye si la persona está o no conforme con lo recibido.

Otras cartas comerciales

De pedido de disculpas: es muy común que una compañía cometa algún error a la hora de brindar un producto o servicio a sus clientes. En caso de que esto ocurra es sumamente recomendable que la misma escriba una carta pidiendo disculpas por el error cometido.

Otra cosa aconsejable es acompañar ese pedido de disculpas con alguna retribución monetaria o de cualquier tipo para reparar el daño. De esta manera, la entidad se garantiza no generar una mala imagen en el cliente, sino todo lo contrario, lo que puede ayudar a ganarse la confianza y fidelidad del mismo.

De propuesta: cuando una compañía quiere proponerle a un tercero algún negocio, lo ideal es que primero lo haga por carta, dando un pequeño adelanto del mismo y los motivos por los que se pensó en esa persona para llevar adelante el proyecto. El adelanto debe ser bastante acotado y, si la persona se muestra interesada, se concreta alguna reunión o llamado telefónico, para avanzar sobre el tema. En caso de que el receptor no se muestre interesado, es una forma de no adelantarle información sobre un negocio que luego puede adoptar algún competidor.

De pago: por medio de estas cartas se envía algún cheque o letra de cambio para de esta manera concretar el pago por algún servicio o producto que se espera recibir. Por supuesto que una vez que la compañía ha recibido el pago, debe enviar una carta en respuesta para confirmar la llegada del mismo. Es necesario que en las cartas de pago se den todos los detalles que sean necesarios para cobrar el monto establecido, incluyendo el banco, datos de la cuenta, y demás, para evitar inconvenientes o demoras en el cobro.

De seguimiento: se conoce bajo este nombre a aquellas comunicaciones que se establecen para hacer alusión a algo que ya ocurrió, como puede ser alguna reunión o encuentro sobre el cual se quiera agradecer haberlos hecho partícipes, o bien, para hacer mención de algo que está por ocurrir. Por ejemplo, cuando se aproxima alguna reunión, muchas veces es conveniente enviar una carta para detallarles a los invitados la fecha y el lugar en el que se efectuará y, de paso, recordarles una vez más sobre la misma. También se envían cartas de seguimiento luego de algún encuentro, haciendo un repaso sobre los temas abordados, decisiones tomadas y papeles firmados.